Gestión de documentos
La pestaña Documentos, situada en la parte superior de la página, ofrece una lista de todos los documentos que se han creado en el sistema. Además, en la página Detalles del alquiler, en la pestaña Documentos, sólo están disponibles los documentos relacionados con ese alquiler.
Vista de la lista de documentos
Haciendo clic en el icono de envío 
de la primera columna de la lista, puede enviar el documento al cliente si dispone de una dirección de correo electrónico válida. Con el icono de descarga 
puede descargar el documento en formato PDF. Con el icono de papelera 
puede eliminar el documento. Si la plantilla del documento tiene un punto de firma y aún no se ha firmado, puede hacerlo con el icono de firma 
. Si el documento tiene más de un punto de firma, un menú emergente le permite elegir qué actor desea firmar.
La columna alquiler muestra el número del alquiler. Si hace clic en este número, se abrirá el alquiler; si hace clic en cualquier otra posición, se abrirá el editor de documentos, donde podrá ver y editar el documento.
Plantilla de documento
Para crear un documento, necesita una plantilla. Puede crear plantillas en el menú de configuración 
en Plantillas de documentos.
Nueva plantilla de documento
Al hacer clic en el botón Nueva plantilla de documento se abre una ventana del editor en la que puede crear una plantilla de documento.
En la parte superior izquierda, puede nombrar el documento, establecer el idioma y, opcionalmente, vincular el documento a un vehículo específico. También puede guardar y cargar un documento existente desde un archivo Word.
Haga clic en el botón Insertar ubicación de la firma para ver un menú desplegable con una lista de todos los actores relacionados con el alquiler. Si selecciona uno de ellos, se insertará en el documento una imagen de la ubicación de la firma, que podrá alinear en su posición. Una vez firmado el documento, se insertará la firma de la persona.
Haciendo clic en el botón Insertar dibujo, puede seleccionar en un menú desplegable insertar un dibujo de los daños encontrados en la recogida o en la devolución. Si selecciona una opción, se insertará en el documento una imagen de los daños encontrados en el momento de la recogida o de la devolución, que luego podrá posicionarse. Cuando se cree el documento, se insertará la figura correspondiente del vehículo.
A la derecha encontrará un botón Insertar campo. Al hacer clic en este botón aparecerá un cuadro de diálogo en el que podrá elegir entre una serie de datos sobre el alquiler, el cliente, el vehículo y la empresa. Si ha introducido un campo personalizado para el cliente, el vehículo o el alquiler, también puede añadir esos campos. También se pueden seleccionar las preguntas de inspección y sus respuestas. Si no se incluye una pregunta para un alquiler o si no se ha dado respuesta a la pregunta, no aparecerán en el documento. Estos campos facilitan la creación de documentos. Por ejemplo, si inserta un campo como Inicio del Alquiler en su plantilla, aparecerá como <<Rent.From>> en la plantilla. Cuando cree un documento con esta plantilla, sustituirá estos campos por los campos correspondientes del alquiler.
Nuevo documento
Si ya dispone de una plantilla de documento, al hacer clic en el botón Crear documento situado en la parte superior derecha de la página Detalles del alquiler, aparecerán todas las plantillas de documento disponibles para el vehículo seleccionado en el alquiler. Al hacer clic en cualquiera de las plantillas aparecerá un editor en el que podrá ver el documento basado en la plantilla, con los campos rellenados con los datos apropiados del alquiler.
En el editor, puede editar el documento creado a partir de la plantilla de documento.
El botón Regenerar volverá a rellenar el contenido del documento basado en su plantilla, incluso si la plantilla ha cambiado mientras tanto. Cualquier cambio realizado antes de la regeneración se perderá. Este botón sólo está disponible si hay una plantilla vinculada al documento.
Tiene la posibilidad de enviar el documento al cliente por correo electrónico si éste dispone de una dirección de correo electrónico.
Si al menos una ubicación de firma está definida en la plantilla de documento, encontrará los botones de firma. Si hace clic en el botón Enviar para firma, el sistema enviará un correo electrónico a la persona correspondiente y ésta podrá firmar el documento utilizando el enlace proporcionado.
Haga clic en el actor correspondiente para abrir una interfaz en la que podrá firmar el documento.
Si un documento ya tiene al menos una firma, no es posible editarlo más.
Firma
Las firmas pueden iniciarse desde varios lugares:
- En la página Detalles del alquiler, haciendo clic en el icono de firma de la primera columna de la lista, en la pestaña Documentos.
- Haciendo clic en el icono de firma en la primera columna de la lista bajo la pestaña Documentos en la parte superior de la página.
- Haciendo clic en el botón Firma de la ventana del editor del documento.
Haciendo clic en el icono de firma de la lista de documentos para abrir la interfaz de firma. En caso de que el documento tenga que ser firmado por más de un actor, puede seleccionar el actor desde un menú contextual, similar al del editor de documentos.
Puede enviar el documento a firmar haciendo clic en el botón Enviar a firmar. Esto sólo puede hacerse desde el editor de documentos.
Si la plantilla del documento incluye un lugar para la firma de su empresa y usted selecciona la empresa como parte firmante, el usuario actualmente conectado al sistema será el que podrá firmar. Al enviar un documento para su firma, se mostrará una lista en la que podrá seleccionar la persona que lo firmará entre los usuarios activos.
La página de firma consta de dos partes. La parte superior contiene el documento a firmar y la parte inferior contiene el panel de firma. Debajo de la línea de firma puede ver la función y el nombre del firmante.
Utilice el botón Guardar situado en la parte superior de la página para finalizar la firma, el botón Deshacer para borrar la firma y el botón Cerrar para cancelar el proceso de firma.
(Traducido por máquina)
