Transcripción completa del video disponible a continuación:
Bienvenido a la serie de tutoriales en vídeo de Rentgine.
Nuestros vídeos muestran cómo usar Rentgine, software de alquiler de coches para empresas.
Nuestro software de alquiler de coches le ayuda a gestionar su flota, personal y clientes en un solo lugar.
En este vídeo, aprenderá a crear documentos, plantillas y firmas en Rentgine.
En primer lugar, vamos a crear una plantilla de documento como ejemplo. Vaya a "Configuración" y luego a "Plantillas de documentos". Aquí verá todas las plantillas de documentos existentes, que puede editar, copiar o eliminar. Para crear una nueva, haga clic en el botón "Nueva plantilla de documento".
Se abrirá una nueva ventana en la que podrá editar su plantilla. Aquí encontrará tres pestañas: "Inicio", "Insertar" y "Diseño de página". El editor te permite personalizar el documento completamente a tu gusto.
Ahora, vamos a crear una plantilla para las devoluciones de vehículos. Dale un nombre a la plantilla y selecciona su idioma. En la sección de idioma, puede elegir el vehículo para el que desea crearla como plantilla independiente. De esta manera, la plantilla sólo será aplicable a ese vehículo específico. Si desea que esta plantilla de devolución se aplique a todos los vehículos, deje este campo vacío.
Escriba el texto de la plantilla o, si ya lo tiene, cárguelo desde un archivo de Word. Haga clic en "Cargar desde archivo Word", busque y seleccione el documento deseado de su ordenador. A continuación, haga clic en "Cargar".
Ahora puede configurar su plantilla para rellenar el documento automáticamente insertando campos de fusión. Los campos de fusión permiten insertar automáticamente información personalizada en documentos, facilitando la creación de múltiples copias adaptadas a cada destinatario, sin necesidad de editarlas manualmente. Por ejemplo, si hace clic junto al "Número de alquiler", y hace clic en el botón "Insertar campo de fusión", y luego inserta la opción "Número de alquiler", siempre que utilice esta plantilla para un alquiler, aparecerá el número de alquiler específico en lugar de este marcador de posición. Sin embargo, tenga en cuenta que no puede simplemente copiar y pegar estos campos de fusión dentro del documento; tiene que utilizar el botón "Insertar campo de fusión", de lo contrario esta característica no funcionará.
Estas reglas también se aplican a otros campos, incluidos los de preguntas y respuestas de la lista de comprobación. Haga clic en el documento en el que desea incluir las preguntas y respuestas de la lista de comprobación. Haga clic en "Insertar campo de fusión". Seleccione los campos de preguntas y respuestas deseados entre las opciones e insértelos. Solo podrá hacerlo si ya ha creado listas de comprobación y preguntas en su sistema. Para más información sobre listas de comprobación y preguntas, vea nuestro vídeo.
Otra función útil es el botón "Insertar dibujo". Utilizándolo, aparecerá una imagen esquemática con los daños indicados relativos al alquiler (puede cargar sus propias imágenes esquemáticas en la pestaña "Vehículos"). En el caso de la plantilla de devolución de vehículos, elija el dibujo que indica los "Daños en la devolución". De nuevo, tenga en cuenta que primero tiene que dibujar los daños en el alquiler específico, y sólo entonces podrá hacer uso de esta función al crear documentos.
Por último, veamos cómo insertar campos para firmas electrónicas. Haga clic en "Insertar ubicación de firma". Aquí verá varias opciones de las que puede hacer uso – empresa, cliente, conductor 1, conductor 2, compañero que entrega, compañero que devuelve –, pero por ahora, seleccione "Empresa" para insertar una ubicación de firma para su empresa de alquiler. Arrástrela al lugar deseado y ajuste su tamaño según sea necesario. Repita este proceso, pero esta vez elija la opción "Cliente".
Guarda la nueva plantilla. Aparecerá entre las plantillas de documentos existentes.
Ahora que dispone de una plantilla de documento, veamos cómo puede crear un documento utilizando la plantilla. Abra un alquiler para el que ya haya rellenado la información necesaria, completado la lista de comprobación de devolución e indicado los daños. Haga clic en "Crear documento", y verá todos sus documentos aplicables. Seleccione la plantilla "Devolución de vehículo". Aparecerá el editor de documentos de Rentgine, rellenado previamente con toda la información específica para este alquiler, gracias a la función de rellenado automático de documentos. Tenga en cuenta que sólo aparecerán los datos que tengan un campo de fusión en la plantilla de documento. En este caso, verá el "Número de alquiler", el dibujo esquemático con los daños indicados, la pregunta y la respuesta de la lista de comprobación, así como los espacios para las firmas electrónicas.
Los espacios previstos para las firmas electrónicas permiten que tanto usted como su cliente firmen el documento utilizando una tableta, por ejemplo. Para firmar el documento en nombre de su empresa, haga clic en "Firmar" y seleccione "Empresa". Firme el documento y guarde la firma. Si no dispone de una tableta para entregar al cliente, puede enviarle el documento por correo electrónico y pedirle que lo firme en su teléfono móvil. En este caso, haga clic en "Firmar", seleccione "Cliente" y entregue su dispositivo electrónico a su cliente. Guarde también esta firma. El editor ofrece opciones para descargar, imprimir o enviar el documento por correo electrónico. También encontrará un botón "Fecha y hora de la firma" que le permite conocer la hora de la firma.
El documento guardado aparecerá ahora entre sus documentos existentes. Vaya a la pestaña "Documentos". Aquí puede enviar el documento por correo electrónico, descargarlo o eliminarlo. Además, puede firmar los documentos directamente desde esta pestaña haciendo clic en el icono "Firmar".
Descargue el documento firmado y ábralo utilizando Adobe Acrobat Reader para ver cómo queda su documento firmado y la firma reconocida de Rentgine. Aparecerá un panel de firma que indica la validez de las firmas.
También puedes hacer clic en una de las firmas, y aparecerá una ventana con detalles sobre ella. Haga clic en "Propiedades de la firma" para obtener más información. Aquí verá información adicional sobre la marca de tiempo del documento, por ejemplo, y la firma electrónica reconocida de Rentgine que cumple con el Reglamento eIDAS de la UE.
Para más información sobre el sistema de firmas de Rentgine, consulte nuestra entrada de blog.
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