Caja
La función de Caja en Rentgine permite a las empresas de alquiler de vehículos gestionar y registrar eficientemente pequeñas transacciones, incluyendo gastos de caja chica, suministros de oficina, propinas para conductores y más. Proporciona una forma estructurada de manejar pagos menores, garantizando precisión y transparencia en los registros financieros.
La función de Caja está disponible en la pestaña de Finanzas. Aquí, los usuarios pueden crear múltiples Cajas, registrar transacciones y ver historiales detallados de depósitos, retiros y transferencias.
Creación de Cajas
Los usuarios pueden crear múltiples Cajas para diferentes categorías de gastos. Para crear una nueva Caja, haga clic en el icono de configuración y seleccione Nueva Caja.
En la ventana de configuración, ingrese el nombre de la Caja y marque la casilla "Activa" si desea que esté en uso.
Si una Caja está activa, cualquier pago en efectivo recibido de una factura emitida en Detalles del alquiler (en la pestaña de Información financiera) se puede asignar a esa Caja. Esta transacción aparecerá en el historial de la Caja.
Las Cajas temporales ayudan a las empresas de alquiler de vehículos a gestionar transacciones relacionadas con promociones estacionales o proyectos específicos.
Si una Caja está inactiva, esta opción no estará disponible y los pagos en efectivo deberán asignarse a otro lugar. Sin embargo, la Caja inactiva permanecerá en el sistema como referencia y se podrá reactivar en el futuro.
Gestión de Cajas
La función de Caja permite a los usuarios registrar y gestionar pequeñas transacciones mediante depósitos, retiros y transferencias según sea necesario.
Depósitos
Los usuarios pueden agregar fondos iniciales al crear una nueva Caja. También es posible realizar depósitos adicionales en una Caja existente en cualquier momento.
Retiros
Los retiros pueden registrarse para diversos gastos, como suministros de oficina, mantenimiento o reembolsos de combustible.
Transferencias
Los usuarios pueden transferir dinero entre Cajas cuando sea necesario. Por ejemplo, si la Caja de Gastos de Oficina se queda sin fondos, se puede hacer una transferencia desde la Caja de Varios para cubrir los gastos.
Moneda
Si una empresa opera en varias regiones o acepta diferentes monedas, las transacciones pueden registrarse en la moneda correspondiente.
Comentarios
Los usuarios pueden adjuntar notas a cada depósito, retiro o transferencia. Los comentarios ayudan a aclarar el propósito de una transacción.
Historial
Cada Caja tiene un registro completo de todas las transacciones relacionadas.
Cada transacción está vinculada a un usuario específico, lo que proporciona total transparencia. Esta función garantiza que las responsabilidades financieras estén bien documentadas.
Los usuarios pueden filtrar transacciones según una Caja específica, monto, moneda, tipo de transacción (depósito, retiro, transferencia), fecha, compañero de trabajo, comentario, hora de registro y la persona que realizó la operación. También pueden exportar todos los datos a Excel.
Este historial proporciona una visión clara y sencilla, ayudando a conciliar registros de manera eficiente.
(Traducido por máquina)